System Archiwizacji Dokumentów

System Archiwizacji Dokumentów

SoftwareStudio > Program DMS > Zarządzanie dokumentami

System Archiwizacji Dokumentów


System Archiwizacji Dokumentów pozwala w wygodny sposób gromadzić dokumenty w centralnym repozytorium.

Zarządzanie dokumentami System Archiwizacji Dokumentów pozwala w wygodny sposób gromadzić dokumenty w centralnym repozytorium. Dzięki wykorzystaniu interfejsu przeglądarki internetowej zapewniony jest łatwy dostęp oraz intuicyjna obsługa. Mechanizmy automatycznego przesyłania dokumentów zeskanowanych z urządzenia ułatwia pracę np. przez serwer FTP. Dzięki integracji można łatwo włączyć zarządzanie dokumentami i wyszukiwanie do procesów zarządzania i pracy grupowej. Otwarta architektura umożliwia tworzenie i rozbudowywanie repozytoriów oraz skuteczne dostosowywanie ich do zaawansowanych potrzeb poprzez tworzenie dedykowanych modułów. Skanowanie dokumentów Program wyposażony jest w moduł, który obsługuje skanery pracujące pod kontrolą Windows w standardzie TWAIN. Skanowanie dokumentów uruchamiane jest za pomocą modułu programu a przechwycone obrazy są kojarzone z danymi opisującymi daną sprawę. Można przypisać dowolną nazwę liście plików (skanów) a program wykonuje automatyczną numerację kolejnych stron załączników. Po uruchomieniu program wyświetla okno składające się z górnej części MENU w postaci zakładek oraz główne okno aplikacji, które wyświetla stronę startową (HOME) zawierającą skróty do najpopularniejszych elementów programu. Menu dostosowane jest do przyjętej klasyfikacji spraw (dokumentów): sprawy bieżące, sprawy archiwizowane i sprawy usunięte. Okno wyświetlania spraw składa się dwóch podstawowych elementów. W lewym oknie wyświetlana jest lista spraw i załączników, w prawym – informacje szczegółowe dotyczące zaznaczonej sprawy lub załącznika. Lista spraw i załączników grupowana jest według numeru sprawy. Przy wyświetlaniu spraw i załączników wprowadzone jest wyróżnienie dla spraw. W zestawieniach sprawy, wiersz w którym wyświetlana są informacje o sprawie zaznaczony jest kolorem żółtym. W oknie wyświetlającym zestawienie spraw i załączników aktywna jest funkcja filtrowania. Za pomocą wiersza filtrowania można wyszukiwać sprawy według wyświetlonych pól (numer sprawy, data wpływu, nadawca, adresat, data skanowania, rodzaj, słowa kluczowe). Polecenia ARCHIWUM umożliwia przeniesienie całych spraw do rejestru dokumentów archiwizowanych. Do archiwum przenoszona jest sprawa zaznaczona (przez kliknięcie). Przy archiwizacji zaznaczany jest dowolny załącznik sprawy lub sprawa. Po wybraniu polecenia ARCHIWUM wyświetlony zostaje komunikat z pytaniem o archiwizację sprawy.

Warehouse Managment System

Rozwiązania klasy Warehouse Managment System (WMS) dedykowane są w różnych wariantach, w tym do prowadzenia magazynu na potrzeby własnej firmy - ewidencja ilościowo wartościowa. Magazyn wysokiego składowania wymaga dedykowanego oprogramowania do używania na komputerach i urządzeniach mobilnych z Windows CE lub Android. Oprogramowanie Warehouse Management System firmy SoftwareStudio pozwala na kontrolę stanów magazynowych dla wybranego magazynu, wszystkich magazynów, wg wybranych cech towarów oraz wg dostawców czy właścicieli towaru. Ewidencja w magazynie jest prowadzona w układzie ilościowym z dokładnością do miejsca składowania oraz numerów partii lub numerów seryjnych wraz z datą /terminem/ przydatności.


Ewidencja dokumentów w systemie archiwizacji

Każdy dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu. Dane znajdujące się w metryce mogą być definiowane przez użytkownika systemu. Niektóre systemy zarządzania są zintegrowane z systemami workflow, gdzie każda z osób pracuje nad dokumentem na swoim poziomie kompetencji a następnie przekazuje go kolejnym pracownikom.


Zestawienia dokumentów

Rejestr ZESTAWIENIA DOKUMENTÓW zawiera wszystkie archiwizowane dokumenty z każdym stanem i statusem. Dokumenty są wyświetlane z ostatnich 3 misięcy, ale zapomocą funkcji w prawym grónym rogu ekranu można określić dowolny przedział czasowy zestawienia dokumentów. W zestawieniu aktywna jest funkcja archiwizowania sprawy. Przeniesienie sprawy do archiwum wymaga zapisania znacznika w polu ARCHIWUM. Usunięcie znacznika nadaje sprawie status sprawy bieżącej. Dane wyświetlane w zestawieniu mozna filtrować za pomocą standardowych funkcji np. wg nadawców, adresatów, numerów spraw. Ponadto można grupować wg dowolnego kryterium, np., pogrupowac dokumenty wg oddziałów czy rodzajów. .


dokumentami
dokumentamidokumentami