Studio Archiwizacji Dokumentów Sad

Studio Archiwizacji Dokumentów Sad

SoftwareStudio > Program DMS > Studio Archiwizacji Dokumentów SAD

Studio Archiwizacji Dokumentów Sad


Klasyczne metody przechowywania dokumentów w postaci papierowej stawiają wiele ograniczeń wynikających z natury papierowej dokumentu.

Studio Archiwizacji Dokumentów SAD Klasyczne metody przechowywania dokumentów w postaci papierowej stawiają wiele ograniczeń wynikających z natury papierowej dokumentu. Podstawowym problemem jest długi czas dotarcia do żądanego dokumentu, oraz przeszukiwanie zbioru dokumentów. Dodatkowo, w przypadku dużej ilości dokumentów, ich składowanie staje się problematyczne i wymaga przestrzeni biurowej. Zmianą w sposobie gromadzenia i wyszukiwania dokumentów jest wdrożenie programu do elektrnicznej archiwizacji dokuemntów Studio Dokumenty. net Informatyczny system elektronicznego składowania dokumentów i archiwizacji.


System DMS o nazwie Studio Archiwizacji Dokumentó SAD.net przeznaczony jest do ułatwienia zarządzania dokumentami w firmie, urzędzie, kancelarii itp. zastosowanie skanwoania i elektronicznej archiwizacji dokumentów pzowala na zwiększenia bezpieczeństwa ich przechowywania wraz z zapewnieniem zestawu funkcji dodatkowych: - kontrola i przydzielanie uprawnień - wsparcie dla pracy grupowej - automatyczna archiwizacja dokumentów - łatwe i szybkie wyszukiwanie dokumentów Oprogramowanie obsługuje bazę dokumentów w oprciu o: - strukturze zapewniającej dostęp do poszczególnych magazynów dokumentów (folderów) poprzez panel użytkownika (widok) personalizowany dla użytkowników lub działów. Dokumenty mogą być umieszczane w dzrewie katalogów serwera wgrywana np. przez serwer FTP - z zapisem danych w bazie MS SQL server Gromadzenie, porządkowanie i wyszukiwanie dokumentów Dokumenty przechowywane w programie organizowane są w strukturę drzewiastą. Umożliwia to wygodne ustalenie hierarchicznego układu dokumentów dla każdego poziomu, czy też pionu firmy. Istnieje szereg mechanizmów ułatwiających pracę z dokumentami oraz ich wyszukiwanie. Każdy dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu. Dane znajdujące się w metryce mogą być definiowane przez użytkownika systemu. Dokumenty mogą być również ze sobą powiązane tworząc komplety niezależnie od miejsca w drzewie w którym zostały zapisane. Istnieje również narzędzie do wyszukiwania dokumentów. Przy pomocy licznych kryteriów możliwe jest szybkie i wygodne wyszukanie dokumentu, a następnie wykonanie na liście będącej wynikiem wyszukiwania różnych Operacji (usuwanie, wysyłanie w obieg, przemieszczanie). Magazyn dokumentów pełni funkcję folderów w których przechowywane są dowolne pliki (dokumenty), oraz zawiera bazę wiedzy na temat zgromadzonych dokumenów i ich statusów (np. sprawy w trakcie realziacji, zamkniete, usunięte itp) Administrator definiuje układ elementów panelu użytkownika przypisanego do określonej roli. Panel użytkownika dostępny jest dla poszczególnych użytkowników zalogowanych do systemu - przy czym program wykorzystuje zintegrowane logowanie Windows (autentykacja Windows pozwala wyeliminowac konieczność dodatkowego logowania do programu, gdyż użytkownik zalogowany do Windows jest weryfikowany w bazie aplikacji Studio Dokumenty .net. Wybrani użytkownicy mogą mieć również przypisane uprawnienia do tworzenia nowych magazynów oraz dodawania bądź modyfikacji dokumentów. System logowania - moduł zapewniający bezpieczeństwo bazy dokumentów oraz personalizację poszczególnych paneli użytkowników (widoków tabel). <



Czytaj też:


Spółka SoftwareStudio

W 2008 roku zarejestrowana została spółka SoftwareStudio jako kontynuacja działalności prowadzonej w formie jednoosobowej działalności osoby fizycznej przez prezesa Adama Siemiątkowskiego. Powstała spółka SoftwareStudio, której podstawowym celem jako producenta oprogramowania dostarczania nowoczesnych rozwiązań informatycznych. Prace rozpoczęliśmy od wdrożenia oprogramowania w technologii Visual Studio 2008 + SQL 2008 Server. Od lutego 2010 rozpoczęliśmy przenoszenie aplikacji do nowego środowiska pracy Microsoft Visual Studio 2010. W marcu 2010 roku certyfikowany został przez Microsoft system Studio Magazyn WMS.net w zakresie zgodności z Windows 7. W kwietniu 2010 roku SoftwareStudio producent oprogramowania otrzymał status partner Certyfikowany Microsoft.


Ewidencja dokumentów w systemie archiwizacji

Każdy dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu. Dane znajdujące się w metryce mogą być definiowane przez użytkownika systemu. Niektóre systemy zarządzania są zintegrowane z systemami workflow, gdzie każda z osób pracuje nad dokumentem na swoim poziomie kompetencji a następnie przekazuje go kolejnym pracownikom.


Zestawienia dokumentów

Rejestr ZESTAWIENIA DOKUMENTÓW zawiera wszystkie archiwizowane dokumenty z każdym stanem i statusem. Dokumenty są wyświetlane z ostatnich 3 misięcy, ale zapomocą funkcji w prawym grónym rogu ekranu można określić dowolny przedział czasowy zestawienia dokumentów. W zestawieniu aktywna jest funkcja archiwizowania sprawy. Przeniesienie sprawy do archiwum wymaga zapisania znacznika w polu ARCHIWUM. Usunięcie znacznika nadaje sprawie status sprawy bieżącej. Dane wyświetlane w zestawieniu mozna filtrować za pomocą standardowych funkcji np. wg nadawców, adresatów, numerów spraw. Ponadto można grupować wg dowolnego kryterium, np., pogrupowac dokumenty wg oddziałów czy rodzajów. .


Studio
studiostudio

Archiwizacji
archiwizacjiarchiwizacji

Dokumentów
dokumentów

SAD
sadsad