Przechowywanie Dokumentów Program Archiwum Dokumentów

Przechowywanie Dokumentów Program Archiwum Dokumentów

SoftwareStudio > Program DMS > Archiwizacja dokumentów

Przechowywanie Dokumentów Program Archiwum Dokumentów


Program umozliwia rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce organizacyjnej. Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikację dziesiętną (na numer składają się następujące informacje: symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesiętnej, kolejny numer sprawy, kolejny numer akt sprawy, rok).

Archiwizacja dokumentów Klasyfikacja i kategoryzacja dokumentów Program umozliwia rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce organizacyjnej. Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikację dziesiętną (na numer składają się następujące informacje: symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesiętnej, kolejny numer sprawy, kolejny numer akt sprawy, rok). Odpowiednia klasyfikacja dokumentu sprawy może wyznaczać kategorię, z którą związana jest m.in. informacja o archiwizacji dokumentu oraz jak długo dokument musi być przechowywany. W ten sposób w bazie danych dostępny jest rejestr spraw będący chronologicznym spisem wszystkich wpływających i obsługiwanych dokumentów. Możliwe jest również wyszukiwanie spraw w oparciu o numer lub kategorię nadaną podczas rejestracji.

Wyszukiwanie dokumentów
Program wyposażony jest w prosty, uniwersalny i intuicyjny mechanizm wyszukiwania pożądanych dokumentów zwany filtrowanie. Wyszukiwanie możliwe jest według wielu kryteriów:
- Tytuł dokumentu lub jego fragment
- umożliwia wyszukiwanie dokumentów zawierających w polu Tytuł dokumentu określony ciąg znaków.
- Opis - umożliwia wyszukiwanie dokumentów zawierających w polu Opis wskazany ciąg znaków.
- data - zawęża obszar wyszukiwania do dokumentów z danego okresu. Zakres szukania dokumentów:
- Wszystkie foldery- wyszukiwanie w obrębie dokumentów oznaczonych jako archiwalne i niearchiwalne oraz usunięte;
- Wyłącznie foldery bieżace - niearchiwalnych - wyszukiwanie wyłącznie w obrębie dokumentów nie oznaczonych jako archiwalne;
- Wyłącznie archiwalnych - wyszukiwanie wyłącznie w obrębie dokumentów oznaczonych jako archiwalne.
- Wyłącznie usunięte Funkcja filtrowania dokumentów Filtrowanie dokumentów pozwala na ograniczenie ilości wyświetlanych dokumentów w zależności od wybranego warunku filtrowania oraz przypisania dokumentu do określonej kategorii Archiwum. Dodawanie dokumentów do bazy Wprowadzanie dokumentów możliwe jest m. in. poprzez wczytanie dokumentów z dysku (wybranie plików) czy też bezpośrednio ze skanera dzięki wbudowanej funkcji jego obsługi, bez konieczności korzystania z innych aplikacji. Zapis może odbywać się poprzez wprowadzenie nowego dokumentu z poziomu aplikacji, pobranie z dysku lokalnego, sieciowego dokumentu już istniejącego. Dokument może być zeskanowany. W trakcie dodawania nowego dokumentu użytkownicy mają do dyspozycji pola:
- Tytuł dokumentu: w tym miejscu należy wprowadzić nazwę dokumentu, która wyświetlana będzie w liście dokumentów. Pole to może być wykorzystywane w module wyszukiwania dokumentów. wybraniu opcji Przeglądaj otwierane jest okno wyświetlające odnośniki do dysków lokalnych oraz dostępnych zasobów sieci. Umieść w systemie.
- Priorytet: ustawienie priorytetu decyduje o kolejności wyświetlania dokumentów w liście dokumentów. Dostępne priorytety: najniższy, niski, normalny (domyślny), wysoki, najwyższy.
- Opis dokumentu: opis dokumentu wyświetlany po najechaniu kursorem na dokument w sekcji Dokumenty. Opis ten może być również wykorzystywany w module wyszukiwania dokumentu.
- data utworzenia (dodania do bazy) dokumentu. Informacja istotna zarówno dla wyszukiwania jak i filtrowania dokumentów.
- Dokument archiwalny: (domyślnie nie zaznaczone)
- domyślnie w systemie wyświetlane są wyłącznie dokumenty, które nie zostały oznaczone jako archiwalne. W celu wyświetlenia dokumentów archiwalnych należy odpowiednio zmodyfikować warunki filtrowania w sekcji Dokumenty. Praca zespołowa i dostęp zdalny przez internet (strony www) System zapewnia dostęp do archiwum dokumentów zaróno w sieci lokalnej jak i zzdalnie przez inetrnet. Kontrola ta odbywa się zarówno przy korzystaniu z interfejsu WWW jak i aplikacji lokalnej służącej do zarządzania dokumentami.



Czytaj też:


Zestawienia dokumentów

Rejestr ZESTAWIENIA DOKUMENTÓW zawiera wszystkie archiwizowane dokumenty z każdym stanem i statusem. Dokumenty są wyświetlane z ostatnich 3 misięcy, ale zapomocą funkcji w prawym grónym rogu ekranu można określić dowolny przedział czasowy zestawienia dokumentów. W zestawieniu aktywna jest funkcja archiwizowania sprawy. Przeniesienie sprawy do archiwum wymaga zapisania znacznika w polu ARCHIWUM. Usunięcie znacznika nadaje sprawie status sprawy bieżącej. Dane wyświetlane w zestawieniu mozna filtrować za pomocą standardowych funkcji np. wg nadawców, adresatów, numerów spraw. Ponadto można grupować wg dowolnego kryterium, np., pogrupowac dokumenty wg oddziałów czy rodzajów. .


Zestawienia dokumentów

Rejestr ZESTAWIENIA DOKUMENTÓW zawiera wszystkie archiwizowane dokumenty z każdym stanem i statusem. Dokumenty są wyświetlane z ostatnich 3 misięcy, ale zapomocą funkcji w prawym grónym rogu ekranu można określić dowolny przedział czasowy zestawienia dokumentów. W zestawieniu aktywna jest funkcja archiwizowania sprawy. Przeniesienie sprawy do archiwum wymaga zapisania znacznika w polu ARCHIWUM. Usunięcie znacznika nadaje sprawie status sprawy bieżącej. Dane wyświetlane w zestawieniu mozna filtrować za pomocą standardowych funkcji np. wg nadawców, adresatów, numerów spraw. Ponadto można grupować wg dowolnego kryterium, np., pogrupowac dokumenty wg oddziałów czy rodzajów. .


Archiwizacja
archiwizacjaarchiwizacjaarchiwizacja

dokumentów
dokumentów