Przechowywanie Dokumentów

Przechowywanie Dokumentów

SoftwareStudio > Program DMS > Kartoteki

Przechowywanie Dokumentów


Kartoteki nadawców, adresatów i pracowników.

Kartoteki Menu zawiera dwie kartoteki: kontrahentów i dłużników. Kartoteki są wykorzystywane przy dopisaniu sprawy (dokument z załączonymi skanami). Sposób dopisania kartoteki oraz modyfikacja są wykonywane w taki sam sposób w przypadku Nadawców, Adresatów i podobnie pracowników.br/>Nowa kartoteka jest dopisywana przez użycie polecenia DOPISZ. W polach wyświetlonego formularza należy wprowadzić informacje. Obowiązkowe pola to: NAZWA, KOD POCZTOWY, ULICA i MIEJSCOWOŚĆ. Dopisanie kartoteki bez zapisania pól obowiązkowych jest blokowane. Obowiązkowe pola zostają oznaczone gwiazdką.br/>Kartoteka jest zapisywana przez użycie polecenia ZAPISZ. O wykonaniu Operacji informuje wyświetlony komunikat. Kartoteki adresatów i nadawców są automatycznie numerowane. Numer kartoteki zawiera symbol szablonu numeracyjnego KON i numer kolejny. Numer wyświetlany jest w polu NUMER. Dane kartotek mogą być zmieniane w trybie modyfikacji tabelarycznej. Pole, które ma być modyfikowane należy edytować przez dwukrotne kliknięcie. Po zapisaniu zmiany należy zapisać modyfikacje przez kombinację klawiszy Shift Enter. W zestawieniach aktywna jest funkcja eksportu danych do różnych formatów np. Excel. Z poziomu kartotek można wyświetlić zestawienie dokumentów skojarzonych z daną kartoteką za pomocą funkcji DOKUMENTY.br/>



Czytaj też:


Zestawienia dokumentów

Rejestr ZESTAWIENIA DOKUMENTÓW zawiera wszystkie archiwizowane dokumenty z każdym stanem i statusem. Dokumenty są wyświetlane z ostatnich 3 misięcy, ale zapomocą funkcji w prawym grónym rogu ekranu można określić dowolny przedział czasowy zestawienia dokumentów. W zestawieniu aktywna jest funkcja archiwizowania sprawy. Przeniesienie sprawy do archiwum wymaga zapisania znacznika w polu ARCHIWUM. Usunięcie znacznika nadaje sprawie status sprawy bieżącej. Dane wyświetlane w zestawieniu mozna filtrować za pomocą standardowych funkcji np. wg nadawców, adresatów, numerów spraw. Ponadto można grupować wg dowolnego kryterium, np., pogrupowac dokumenty wg oddziałów czy rodzajów. .


Kartoteki
kartotekikartotekikartotekikartoteki