Document Management System

System dms o Nazwie Studio Archiwizacji Dokumentów .

Archiwizacja dokumentów > PROGRAM DMS > Document Management System

Document Management System


System DMS o nazwie Studio Archiwizacji Dokumentów SAD.net przeznaczony jest do ułatwienia zarządzania dokumentami w firmie, urzędzie, kancelarii itp.

Zastosowanie skanowania i elektronicznej archiwizacji dokumentów pozwala na zwiększenia bezpieczeństwa ich przechowywania wraz z zapewnieniem zestawu funkcji dodatkowych takich jak kontrola i przydzielanie uprawnień, wsparcie dla pracy grupowej, automatyczna archiwizacja dokumentów, łatwe i szybkie wyszukiwanie dokumentów. # Document ## Management ## System #

Archiwizacja

Dokumenty oraz bazę danych wykorzystywaną przez system można kopiować na standardowe nośniki danych np. zewnętrzne dyski twarde, płyty CD-R, DVD-R lub oddzielny serwer FTP - możemy w ten sposób zabezpieczyć archiwum elektroniczne dokumentów nie tylko do danych znajdujących się fizycznie na serwerze. # Document ## Management ## System #


Bezpieczeństwo dokumentów

Bezpieczeństwo jest ważne w każdym typie programu rozproszonego. Różne typy aplikacji wymagają różnych poziomów zabezpieczeń. System uwierzytelnienia jest bardzo trudnym i skomplikowanym procesem, dlatego nasza firma wykorzystuje sprawdzone metody jakie oferuje środowisko Microsoft Windows - standardowe uwierzytelnianie. # Document ## Management ## System #


ISO - wparcie przy wdrożeniu

Program umożliwia wspieranie w czasie wdrożenia oraz stosowania norm ISO 9000. Umożliwia to skompletowanie, uporządkowanie oraz przechowywanie dokumentacji związanej z procedurami ISO. Ponadto pozwala na zdefiniowanie i wdrożenie procedur, a następnie nadzór nad ich stosowaniem. # Document ## Management ## System #


Integracja z innymi systemami

System DMS można zintegrować z dowolnym systemem reejstracji dokumentów, w tym systemów sprzedażowych, księgowych. Szczególnie łatwo dokonać wdrożenia systemu i integracji z programami działającymi korzystającymi z baz MS SQL server. Inetrgacja w takim wypadku może polegać na funkcji czytania dokumentów rejestrowanych w tych systamach oraz na funkcji odczytu danych z bazy i generowaniu odpowiednich dokumentów PDF, które przechowywane są w repozytorium systemu DMS. # Document ## Management ## System #


Historia pracy z dokumentami

Użytkowniy korzystając z systemu muszą się zalogować, każdy zalogowany użytkownik posiada swój unikalny identyfikatora (nazwę logowania) za pomocą której sygnowane są wszystkie istotne zdarzenia. Ponadto każdy istotne działanie rejestrowane jest w dzienniku zdarzeń, w któym zapisywane jest KTO i KIEDY wykonywał daną Operację, np. przeglądał rejestr dokumentów, wyświetlał i pobierał czy umieszczał dokumenty/. # Document ## Management ## System #


Zastosowanie systemu DMS.net

Program Studio Dokumenty (system DMS) posiada zestaw funkcji pozwalających realizować wiele działań, począwszy od rejestrowania dokumentów, przez ich porządkowanie, klasyfikację, zarządzanie wersjami dokumentów aż do zarządzania obiegami dokumentów i ich archiwizacji. Dokumenty przechowywane w systemie DMS są organizowane w strukturę drzewiastą - foldery plików. Rozwiązanie to umożliwia wygodne ustalenie hierarchicznego układu dokumentów dla każdego poziomu, działu firmy, prowadzonej sprawy. Zarejestrowany w programie dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu, pozwalające na jego indentyfikację, odszukanie oraz powiązanie ze sprawami czy innymi dokumentami. Dane znajdujące się w metryce mogą być definiowane przez administratora systemu. Dokumenty mogą być ze sobą powiązane za pomocą odpowiednich oznaczeń tworząc komplety niezależnie od miejsca w drzewie w którym zostały zapisane. # Document ## Management ## System #


Klasyfikacja dokumentów

Rejestrowanie dokumentów w systemie może odbywać się zgodnie z przyjętymi w przedsiębiorstwie zasadami obowiązującymi w zakresie sposóbu kodowania i znakowania dokumentacji. Zarejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w danym schemacie numeracyjnym powoduje utworzenie unikalnego symbolu. Klasyfikacja dokumentu wynika z kategorii do jakiej został dokument przypisany, co skutkować może określeniem odpowiednich priorytetów oraz informacją dotyczącą praw dostępu czy terminów przechowywania w archiwum.. # Document ## Management ## System #


Rejestracja dokumentów

Program DMS przeznaczony jest do gromadzenia, udostępniania i wyszukiwania dowolnego rodzaju dokumentów wewnętrznych firmy lub też przychodzących z zewnątrz w postaci plików elektrnicznych w dowolnym formacie. System DMS zawiera możliwość precyzyjnego wyszukiwania dokumentów według dowolnych zdefiniowanych kryteriów przeszukwiania bazy danych - za pomocą funkcji filtrowania. Dokumenty mogą być zapisywane w systemie DMS z dysku na zasadzie wskaż plik, skanowane za pomocą skanera dokumentów, który automatycznie zapisuje dokument w postiaci wskaznego formatu np. PDF, pojawiać się w systemie z poczty elektronicznej. # Document ## Management ## System #


Przeglądarka internetowa

Interfejsem użytkownika korzystającym z programu zarówno w sieci lokalnej jak i przez internet jest zwykład przeglądarka internetowa - zalecana Microsoft Internet Exlorer w wersji 7 lub nowsza. Odpowiedniej organizacja gromadzonych dokumentów w postaci folderów plików, funkcjom filtorwnaia i sortowania oraz przejrzystemu interfejsowi użytkownika, moduł ten jest łatwy w obsłudze dla zwykłego użytkownika korzystającego z internetu. # Document ## Management ## System #


Wersja Demo

Dane kontaktowe

SoftwareStudio
SoftwareStudio Sp. z o.o.
60-349 Poznań ul.Ostroroga 5

53 33 22 626

kontakt@softwarestudio.com.pl