|
|
Dokumenty oraz bazę danych wykorzystywaną przez system można kopiować na standardowe nośniki danych np. zewnętrzne dyski twarde, płyty CD-R, DVD-R lub oddzielny serwer FTP - możemy w ten sposób zabezpieczyć archiwum elektroniczne dokumentów nie tylko do danych znajdujących się fizycznie na serwerze.
|
|
|
|
Bezpieczeństwo jest ważne w każdym typie programu rozproszonego. Różne typy aplikacji wymagają różnych poziomów zabezpieczeń. System uwierzytelnienia jest bardzo trudnym i skomplikowanym procesem, dlatego nasza firma wykorzystuje sprawdzone metody jakie oferuje środowisko Microsoft Windows - standardowe uwierzytelnianie.
|
|
|
|
DMS przeznaczony jest do ułatwienia zarządzania dokumentami w firmie, urzędzie, kancelarii itp. Zastsowanie skanwoania i elektronicznej archiwizacji dokumentów pzowala na zwiększenia bezpieczeństwa ich przechowywania wraz z zapewnieniem zestawu funkcji dodatkowych: - kontrola i przydzielanie uprawnień - wsparcie dla pracy grupowej - automatyczna archiwizacja dokumentów - łatwe i szybkie wyszukiwanie dokumentów.
|
|
|
|
Archiwizacja (ang. backup) to proces wykonywania kopii danych w celu zabezpieczenia ich przed utratą wskutek wystąpienia takich zdarzeń losowych jak powódź, pożar, włamanie, awaria sprzętu lub oprogramowania, czy skasowanie ich przez użytkownika. Elektroniczna archiwizacja kopii dokumentów papeirowych rozszerza te definicje o zabezpeiczanie kopii oraz umożliwianie szybkiego do nich dostępu poprzez funkcje wyszukwiania.
|
|
|
|
Każdy dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu. Dane znajdujące się w metryce mogą być definiowane przez użytkownika systemu. Niektóre systemy zarządzania są zintegrowane z systemami workflow, gdzie każda z osób pracuje nad dokumentem na swoim poziomie kompetencji a następnie przekazuje go kolejnym pracownikom.
|
|
|
|
Użytkowniy korzystając z systemu muszą się zalogować, każdy zalogowany użytkownik posiada swój unikalny identyfikatora (nazwę logowania) za pomocą której sygnowane są wszystkie istotne zdarzenia. Ponadto każdy istotne działanie rejestrowane jest w dzienniku zdarzeń, w któym zapisywane jest KTO i KIEDY wykonywał daną operację, np. przeglądał rejestr dokumentów, wyświetlał i pobierał czy umieszczał dokumenty/
|
|
|
|
System DMS można zintegrować z dowolnym systemem reejstracji dokumentów, w tym systemów sprzedażowych, księgowych. Szczególnie łatwo dokonać wdrożenia systemu i integracji z programami działającymi korzystającymi z baz MS SQL server. Inetrgacja w takim wypadku może polegać na funkcji czytania dokumentów rejestrowanych w tych systamach oraz na funkcji odczytu danych z bazy i generowaniu odpowiednich dokumentów PDF, które przechowywane są w repozytorium systemu DMS.
|
|
|
|
Program umożliwia wspieranie w czasie wdrożenia oraz stosowania norm ISO 9000. Umożliwia to skompletowanie, uporządkowanie oraz przechowywanie dokumentacji związanej z procedurami ISO. Ponadto pozwala na zdefiniowanie i wdrożenie procedur, a następnie nadzór nad ich stosowaniem.
|
|
|
|
Rejestrowanie dokumentów w systemie może odbywać się zgodnie z przyjętymi w przedsiębiorstwie zasadami obowiązującymi w zakresie sposóbu kodowania i znakowania dokumentacji. Zarejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w danym schemacie numeracyjnym powoduje utworzenie unikalnego symbolu. Klasyfikacja dokumentu wynika z kategorii do jakiej został dokument przypisany, co skutkować może określeniem odpowiednich priorytetów oraz informacją dotyczącą praw dostępu czy terminów przechowywania w archiwum..
|
|
|
|
Program archiwizacji dokumentów umożliwia rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce organizacyjnej. Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o taką klasyfikację. Odpowiednia klasyfikacja dokumentu sprawy może wyznaczać kategorię, z którą związana jest m.in. informacja o archiwizacji dokumentu oraz jak długo dokument musi być przechowywany. W ten sposób w bazie danych dostępny jest rejestr spraw będący chronologicznym spisem wszystkich wpływających i obsługiwanych dokumentów. Możliwe jest również wyszukiwanie spraw w oparciu o numer lub kategorię nadaną podczas rejestracji.
|
|
|
|
Klasyczne metody przechowywania dokumentów w postaci papierowej stawiają wiele ograniczeń wynikających z natury papierowej dokumentu. Podstawowym problemem jest długi czas dotarcia do żądanego dokumentu, oraz przeszukiwanie zbioru dokumentów. Dodatkowo, w przypadku dużej ilości dokumentów, ich składowanie staje się problematyczne i wymaga przestrzeni.
|
|
|
|
W oknie dialogowym Skanowanie nowego dokumentu można okreslić że prorgam ma wyświetlać gotowe dokumenty po zeskanowaniu, określić czy będzie używany automatyczny podajnik dokumentów,
|
|
|
|
Domyślnie podczas procesu skanowania w dokumencie jest wykonywane optyczne rozpoznawanie znaków (Optical Character Recognition, OCR). Chociaż wydłuża ono proces skanowania, ma następujące zalety:
Po otwarciu zeskanowanego dokumentu w programie Microsoft Office Document Imaging można wyszukiwać w nim tekst, kopiować go do innego dokumentu lub programu i wysyłać do programu Microsoft Word, bez konieczności przeprowadzania rozpoznawania ręcznie.
Skanowane pliki mogą być zapisywane pod nazwą automatyczną składającą się z dwóch pierwszych słów na stronie. Aby wyłączyć technologię OCR podczas skanowania (można przeprowadzić optyczne rozpoznawanie znaków ręcznie po zeskanowaniu dokumentu w programie Document Imaging), Na karcie Przetwarzanie w oknie dialogowym Opcje ustawienia wstępnego wyczyść pole wyboru Użyj OCR do rozpoznawania tekstu skanowanego obrazu.
|
|
|
|
Stos dokumentów został przetworzony do wersji elektronicznej. Oto kilka porad umożliwiających uporządkowanie stron.
Zmienianie kolejności stron w dokumencie W okienku miniatur (okienko miniatur: W tym okienku bieżący zeskanowany dokument jest prezentowany jako jeden lub kilka małych obrazów.) zaznacz jedną lub kilka stron, które chcesz przenieść. Kliknij dowolną zaznaczoną miniaturę i przeciągnij zaznaczenie do nowej lokalizacji w okienku miniatur.
Kopiowanie strony do nowego dokumentu W okienku miniatur zaznacz stronę, którą chcesz skopiować. W menu Strona kliknij polecenie Kopiuj stronę. Przełącz się na dokument programu Document Imaging, w którym chcesz wstawić skopiowaną stronę. W okienku miniatur wybierz stronę poprzedzającą lokalizację, w której chcesz wstawić skopiowaną stronę. W menu Strona kliknij polecenie Wklej stronę.
Usuwanie strony W okienku stron lub miniatur kliknij stronę, którą chcesz usunąć. W menu Plik kliknij polecenie Usuń stronę.
|
|
|
|
Interfejsem użytkownika korzystającym z prorgamu zarówno w sieci lokalnej jak i przez internet jest zwykład przeglądarka internetowa - zalecana Microsoft Internet Exlorer w wersji 7 lub nowsza. Odpowiedniej organizacja gromadzonych dokumentów w postaci folderów plików, funkcjom filtorwnaia i sortowania oraz przejrzystemu interfejsowi użytkownika, moduł ten jest łatwy w obsłudze dla zwykłego użytkownika korzystającego z internetu.
|
|
|
|
Dokumenty warto posortować, jeżeli są wśród nich strony kolorowe, które chcesz zeskanować w kolorze, oddziel je od czarno-białych, odkładając je na osobny stos. Załaduj pierwszą stronę lub stos (w przypadku korzystania z automatycznego podajnika papieru) do skanera. Następnie należy uruchomić program Microsoft Office Document Scanning (jego składnik do skanowania). Jeżeli program Microsoft Office Document Imaging jest już uruchomiony, możesz uruchomić składnik skanowania, klikając polecenie Skanuj nowy dokument w menu Plik.
|
|
|
|
Program DMS przeznaczony jest do gromadzenia, udostępniania i wyszukiwania dowolnego rodzaju dokumentów wewnętrznych firmy lub też przychodzących z zewnątrz w postaci plików elektrnicznych w dowolnym formacie. System DMS zawiera możliwość precyzyjnego wyszukiwania dokumentów według dowolnych zdefiniowanych kryteriów przeszukwiania bazy danych - za pomocą funkcji filtrowania. Dokumenty mogą być zapisywane w systemie DMS z dysku na zasadzie wskaż plik, skanowane za pomocą skanera dokumentów, który automatycznie zapisuje dokument w postiaci wskaznego formatu np. PDF, pojawiać się w systemie z poczty elektronicznej.
|
|
|
|
Skaner wyposażony w automatyczny podajnik dokumentów i skanowany oryginał jest dwustronny, zaznacz pole wyboru Oryginał jest dwustronny, aby skanować zarówno wierzchy, jak i tyły stron. Umieść kartki w podajniku, tak aby najpierw skanowane były wierzchy stron.
Po każdym skanowaniu zostanie wyświetlone okno dialogowe Microsoft Office Document Scanning, umożliwiając obrócenie stron i skanowanie ich tylnych płaszczyzn. Po zakończeniu skanowania program Document Imaging automatycznie posortuje strony w odpowiednim porządku. Aby skanować strony ręcznie, zaznacz pole wyboru Monituj o dodatkowe strony. Program Office Document Imaging zatrzyma się po zeskanowaniu każdej strony, umożliwiając umieszczenie na płycie skanera następnej strony
|
|
|
|
Poza edycjami czysto komercyjnymi Microsoft udostępnia również edycje darmowe do dowolnego zastosowania (w tym komercyjnego). Edycje te mają różnorodne ograniczenia i tak np. do wersji 2000 (8.0) włącznie nie były m.in. udostępniane graficzne narzędzia do zarządzania bazami danych oraz były ograniczenia co do możliwej ilości połączeń do bazy. Począwszy od wersji 2005 (9.0) można pobrać wersję z graficznymi narzędziami i nie ma już limitu połączeń. Narzędzia posiadają jednak ograniczone możliwości w stosunku do pełnej wersji, a nawet jedna z istotnych usług dostępnych wcześniej w darmowych wersjach, nie jest już dostępna. Nie można już przez to wykonywać zautomatyzowanych zadań np. archiwizacji baz danych o zadanej godzinie. Dodatkowo ograniczona została również wydajność samego serwera SQL (ograniczono wykorzystywaną pamięć RAM). Program Studio Dokumenty DMS.net może wykorzystywać jako platformę bazodanową SQL server w wersji express, ale użytkownik winien pamiętać o ograniczeniach wydajnościowych bezpłatnej wersji serwera bazodanowego.
|
|
|
|
W zakresie zarządzania dokumentami zasługuje wzrost popularności narzędzi OCR (Optical Character Recognition) przetwarzających dokumenty z formy papierowej (graficznej) w formę tekstową dającą się w prosty sposób indeksować i zapisywać we wszelkiego rodzaju komputerowych bazach danych.
|
|
|
|
System zarządzania dokumentami jest to narzędzie informatyczne pozwalające na przetwarzanie wszelkich form dokumentów powstających w organizacjach: przetwarzanie dotyczy zarówno dokumentów wewnętrznych dotyczących współpracy różnych obszarów funkcjonalnych organizacji, jak również dokumentów napływające z otoczenia (np. zamówienia od klientów, faktury, listy, i inne).
|
|
|
|
Do procesu skanowania należy zapisywanie zeskanowanych stron do pliku. Domyślnie przy skanowaniu wielu obrazów strony są zapisywane w jednym pliku. Jeżeli chcesz zapisać każdy zeskanowany obraz w osobnym pliku, wybrać konwencję nazewnictwa dla skanowanych plików lub zmienić ich położenie albo format należy odpowiednio skonfigurować program.
|
|
|
|
Archiwizacja może obejmować zarówno dane tworzone i przechowywane bezpośrednio przez użytkownika (dokumenty tekstowe, obrazy, filmy, bazy danych itp.), a także elementy systemu (pliki konfiguracyjne, rejestry), czy nawet całe systemy operacyjne (partycje lub dyski twarde). Sposób i rodzaj archiwizacji jest ściśle związany z potrzebami, systemem operacyjnym, kosztami oraz wymaganym czasem niezbędnym do jej odtworzenia, a także wreszcie dostępnym oprogramowaniem.
|
|
|
|
System Archiwizacji Dokumentów pozwala w wygodny sposób gromadzić dokumenty w centralnym repozytorium. Dzięki wykorzystaniu interfejsu przeglądarki internetowej zapewniony jest łatwy dostęp oraz intuicyjna obsługa. Mechanizmy automatycznego przesyłania dokumentów zeskanowanych z urządzenia ułatwia pracę np. przez serwer FTP. Dzięki integracji można łatwo włączyć zarządzanie dokumentami i wyszukiwanie do procesów zarządzania i pracy grupowej. Otwarta architektura umożliwia tworzenie i rozbudowywanie repozytoriów oraz skuteczne dostosowywanie ich do zaawansowanych potrzeb poprzez tworzenie dedykowanych modułów.
|
|
|
|
Program Studio Dokumenty (system DMS) posiada zestaw funkcji pozwalających realizować wiele działań, począwszy od rejestrowania dokumentów, przez ich porządkowanie, klasyfikację, zarządzanie wersjami dokumentów aż do zarządzania obiegami dokumentów i ich archiwizacji. Dokumenty przechowywane w systemie DMS są organizowane w strukturę drzewiastą - foldery plików. Rozwiązanie to umożliwia wygodne ustalenie hierarchicznego układu dokumentów dla każdego poziomu, działu firmy, prowadzonej sprawy. Zarejestrowany w programie dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu, pozwalajace na jego indentyfikację, odszukanie oraz powiązanie ze sprawami czy innymi dokumentami. Dane znajdujące się w metryce mogą być definiowane przez administratora systemu. Dokumenty mogą być ze sobą powiązane za pomocą odpowiednich oznaczeń tworząc komplety niezależnie od miejsca w drzewie w którym zostały zapisane.
|
|
|
|
opis dotyczący rozwiązania pochodzi ze stron producenta oprogramowania http://office.microsoft.com
|
|